Rechnungen

Einzelrechnung

Gehen Sie in der Toolbar auf den Button Rechnung. Sie bekommen automatisch alle angereisten Gäste mit offenen Konten angezeigt. Bei Bedarf können sie sich alle Konten ansehen, bzw. die offenen Konten von bereits abgereisten Gästen, die noch nicht abgerechnet worden sind. Wählen Sie den Gast aus und gehen Sie zur Rechnung. Bei Bedarf kann das Konto noch eingesehen werden, bzw. Leistungen wie Minibar nachgebucht werden. Hierzu nutzen Sie bitte Konten bearbeiten.

Rechnungsdaten

Kontrollieren Sie die Rechnungsdaten. Sie können die Adresse zu jederzeit noch abändern, bzw. sich über die Suchfunktion einen Gast aus der Gästekartei aufrufen. Unter Zahlweg geben Sie ein, ob der Gast Bar oder z.B. mit Kreditkarte bezahlt, wenn es auf Rechnung geht sollte der Zahlweg Debitor ausgewählt werden. Bei Debitoren können verschiedene Zahlungsbedingungen ausgewählt werden, sofort rein netto, 14 Tage 2 % Skonto… Der Gast hat auch die Möglichkeit einen Teil mit Bargeld und den Rest mit Kreditkarte zu bezahlen. Hierzu können 2 verschiedene Zahlwege mit den entsprechenden Beträgen angelegt werden. Beim Drucklayout kann zwischen verschiedenen Rechnungen unterschieden werden, die über einen Editor für verschiedene Zwecke angelegt werden können. Natürlich können Sie auch Ihr Logo auf dem Rechnungsformular hinterlegt werden. Die Rechnungen können gedruckt, gemailt oder direkt aus dem System heraus gefaxt werden. Die Sortierung nach Einzelposten bedeutet, dass jede gebuchte Leistung mit Ihrer Bezeichnung auf der Rechnung erscheint, z.B. Cola Minibar, Bourbon Minibar, Logis Einzelzimmer, Logis Doppelzimmer. Bei Auswahl Hauptgruppen würden auf der Rechnung nur die Beträge für Minibar und Logis erscheinen, aber keine Einzelauflistung der Leistungen. Für Werbezwecke können Sie verschiedene Fußtexte hinterlegen. Wechseln Sie auf das Datenblatt Details um die verschiedenen gebuchten Leistungen auf der Rechnung zu sehen. Sie können sich die Leistungen Artikel-, Hauptgruppen oder Gastbezogen anzeigen lassen. Falls Sie noch Änderungen an den Buchungen vornehmen wollen, wechseln Sie einfach in den Bereich Konten.

Einzelrechnung erstellen

Gruppenrechnung

Gruppenrechnung erstellen

Die Gruppenrechnung ist vom Ablauf ähnlich wie die Einzelrechnung. Der Unterschied besteht darin, dass Sie nicht das Gastkonto, sondern das Besteller-Konto abrechnen. Wenn Sie schon bei der Reservierung Besteller zahlt oder Extras selbst angegeben haben, sind alle Leistungen der Gäste automatisch auf dem Bestellerkonto gebucht. Falls nicht können Sie die Gastleistungen einfach per Drag und Drop vom Gastkonto auf das Besteller-Konto ziehen. Unter dem Datenblatt Gäste haben Sie jetzt alle Gäste vermerkt, die auf dieser Rechnung enthalten sind. Auf der Rechnung sind Leistungen nach den einzelnen Gästen sortiert. Zur Kontrolle werden die Aufenthaltsdauer, Zimmer und Gastname mit auf der Rechnung aufgeführt. Somit ist für die Firma genau kontrollierbar, ob die Rechnung korrekt ist, was zu wesentlich weniger Rückfragen und Änderungen der Rechnung führt.