Back Office

Dati dell `azienda

Immettete il vostro indirizzo. Tenete presente che una modifica dell´indirizzo puo´avere effetti sulla vostra licenza. Percio´ nel dubbio rivolgetevi al nostro supporto clienti. LA CANCELLAZIONE DELL´INDIRIZZO DELL´AZIENDA PORTA ALL´INEVITABILE PERDITA DI TUTTI I DATI !!!.La riga del vostro indirizzo appare nella finestra della busta da lettera. Nel foglio elettronico Banca e IVA potete depositare le vostre coordinate bancarie e i codici internazionali ( IBAN, BIC, coordinate fiscali). Possono essere immesse fino a 5 aliquote IVA. Se in futuro le aliquote dovessero cambiare esse possono essere modificate in anticipo senza doverlo fare necessariamente il giorno della scadenza.

Dati azienda impostazioni

Decidete se all´atto della prenotazione l´ospite deve sempre lasciare una caparra, in che misura e quanti giorni prima dell´ arrivo. Puo´essere fissato un orario standard di arrivo per le prenotazioni (18:00 ). I NoShows degli ospiti non arrivati possono rimanere indicati sul quadro camere ancora per qualche tempo. Come standard si dovrebbe scegliere 20 giorni. D conseguenza rimane la possibilita´di effettuare degli storni. Infine potete stabilire lo status di pagamento dell´ospite.

1. Ospite paga tutto
2. Azienda paga tutto
3. Extras come telefono, minibar, ristorante vengono pagati dall´ospite e l´alloggio dall´azienda.

Schedario degli indirizzi

Indirizzi

Digitate i dati dell´ ospite. Il nome abbreviato e´ molto importante. Esso deve essere comparire solo una volta nello schedario. Per questo motivo dovete pensare un valido nome abbreviato per i nomi piu comuni, per esempio Rossi Mario di Roma potra´ essere Rossi-Roma. Solo se gli ospiti vengono correttamente ordinati in fase di prenotazione si puo´ ottenere una utile legenda degli ospiti in seguito. Tenete a mente di immettere sempre ( quando possibile) i dati dell´ indirizzo completi, in quanto in seguito serviranno per spedire delle lettere o per delle valutazioni e analisi commerciali. Distinguete gli ospiti in ospite singolo, azienda, intermediario e richieste. Un singolo ospite puo´essere subordinato ad un azienda. In questo caso appare un campo supplementare “ conto all´azienda”. Se lo spuntate anche il conto singolo dell´ospite verra´addebitato in quello dell´azienda. Sotto Dati Personali Telefono potete anche annotare le richieste del cliente, per esempio la frutta in camera. L´informazione viene automaticamente allegata alla prenotazione e mostrata nella parte bassa del quadro camere. La Legenda Ospiti vi mostra i soggiorni precedenti con i numeri delle camere e i dati economici, cosi´come le prenotazioni stornate. Con Selezione potete far rientrare l´ospite all´interno di un raggruppamento di ospiti come per esempio motociclisti, ospiti abituali, ospiti per cure etc. I singoli raggruppamenti di ospiti possono in seguito essere contattati con delle lettere apposite.bassa del quadro camere.

Status/Titolo

Lo status degli ospiti puo essere per esempio VIP, VIP2, cliente abituale. Puo´ gia´ essere assegnato in fase di prenotazione. Possono essere registrati i vari titoli di un ospite come per es Dr, Prof

Titoli

Registrate i diversi titoli Famiglia, Signora, Signore, Mr. Generate cosi un titolo automatico per le lettere di risposta alle richieste e per le conferme di prenotazione. Il testo della lettera Gentile…..verra´ seguito da i vari elementi in precedenza determinati Titolo familiare, Titolo, Nome, Cognome. L´incipit sara´ quindi per esempio Gentile signora Dr.ssa Maria Bianchi.

Selezione

Inserite diversi campi di selezione come per esempio motociclista, ospite abituale, ospite per cure. Il campo di selezione appare per ogni ospite nello schedario degli indirizzi sotto Selezioni. Possono essere fatte piu´scelte per ogni ospite. La differenza con lo status di cliente sta nel fatto che quest´ultimo puo´essere dato solo una volta.

Categorie

Le categorie sono i gruppi nei quali si possono far rientrare le camere. Le usuali categorie sono CS per camera singola, CM per camera doppia matrimoniale e CD per camera doppia con due letti separati. Per inserire una nuova categoria inserite la sigla, per esempio CS nel riconoscimento categorie. Il numero massimo di letti si riferisce all´occupazione standard di queste categorie, nella CD 2, nella CS 1. Se contrassegnate il campo “uso speciale” con un segno di spunta, qesta camera non figurera´ nelle statistiche di utilizzo delle camere. Gli spazi adibiti ad uso speciale sono per esempio le sale riuniuone, le quali vengono occupate ma non sono vere e proprie camere. Le prestazioni erogate al variare delle persone danno i prezzi delle categorie. Per una occupazione con una persona CD1, con due persone CD2. I prezzi delle singole prestazioni si trovano in Backoffice / Azienda / Articoli e prestazioni / Articoli e prestazioni. Il testo di conferma della prenotazione puo´anche essere depositato anche secondo il numero di persone. Sul conto deve essere di regola scritto solo alloggio camera singola, sulla conferma Camera singola con trattamento di prima colazione. Nel foglio di dati informazioni aggiuntive possono venire effettuate altre registrazioni su queste categorie. Quando per questa camera non solo deve essere registrato il pernottamento ma anche sempre la mezza pensione.

Camere

Qui vengono trattate le camere e le sale con usi speciali. Come riconoscimento digitate il numero della camera. In aggiunta puo´essere immesso il nome della camera come per esempio Venezia, Suite presidenziale…La camera viene ordinata nella categoria corrispondente, CS, CD, CONF. Le sale congressi ( conferenza ) sono sale co usi speciali. Esse non compaiono nelle statistiche di occupazione. Come segno distintivo possono essere immessi le caratteristiche delle camere che sono importanti per la assegnazione come ad es. Non fumatori, Vista sul mare, sul lago, tranquilla. Le camere possono essere riordinate nel quadro camere secondo queste caratteristiche. Se una stanza viene rinnovata o se l´ albergo viene ampliatovoi potete inserire da quando questa precisa stanza sara disponibile. Inoltre potete conferire alle stanze degli allacci telefonici in modo che le telefonate effettuate vadano direttamente sul conto dell´ospite.

Listini prezzi

Immettete qui i diversi listini prezzi . possono essere applicati listini per le stagioni e anche per i periodi di fiere e esposizioni e per accodi di progamma aziendali . I listini prezzi possono essere applicati ai clienti o agli eventi direttamente dalla prenotazione.

Coordinare i listini prezzi

Qui e´possibile dare agli articoli e alle prestazioni registrati prezzi differenti per i vari listini prezzi. Scegliete prima il listino prezzi su cui volete lavorare. In alto a sinistra potete scegliere quali prezzi devono essere modificati per questo listino. Di regola sono solo prezzi per gli alloggi. Possono comunque essere modificati anche i prezzi di cibi e bevande.. Se avete scelto gli alloggi, appaiono tutte le possibili prestazioni sugli alloggi, per esempio CD, CS, Suite. Scegliete la prestazione CD. Nella finestra che appare sotto puo essere inserito il prezzo da cambiare. In aggiunta puo´ anche essere registrata una differente dicitura che apparira´ sul conto come per esempio Camera doppia alta stagione. Inoltre possono essere stabiliti dei prezzi a scaglioni. Se un ospite deve pagare meno dal quinto pernottamento in poi, puo´essere inserito nel primo campo “dal 5 pernottamento” e successivamente inserite il nuovo prezzo.

Articoli

Gruppi di prestazioni

Inserite i vostri diversi gruppi di prestazioni e di vendita. I quattro gruppi principali Alloggio, Pasti, Varie e Bevande sono preinstallati nel sistema e non modificabili. Voi potete pero´ suddividere per esempio il gruppo Bevande in gruppi di vendita come bevande calde, vini, liquori.

Prestazioni/Articoli

Qui potete inserire i singoli articoli e prestazioni. Il segno di riconoscimento puo´ essere il numero dell´ articolo o una forma abbreviata del nome. Scegliete prima se l´articolo puo´essere prenotato singolarmente o se e´suscettibile di sconto. Il codice IVA dovrebbe essere 1= 20 % o 2= 10 %. Oltre al prezzo di vendita attuale puo´essere aggiunto un prezzo di vendita futuro. Questo verra gia´applicato alle prenotazioni riferite a quel periodo futuro. Secondo necessita´si potra´anche applicare un testo per la prenotazione o per il conto. Sulle prestazioni riguardanti gli alloggi possono essere date ulteriori impostazioni. Voi potete scegliere se per esempio in una determinata prestazione siano incluse la colazione, il pranzo o la cena. Queste informazioni sono in seguito trasmissibili alla cucina e ai piani. Nel caso venga data la disposizione spuntate la casella “Questa e´un offerta forfettaria. Se volete potete determinare un perioda di validita´dell´offerta. In aggiunta potete decidere se l´offerta e´da acquistare una volta sola o se deve essere richiesta per ogni singolo giorno. Puo´anche essere digitato un numero fisso di pernottamenti. Nel caso in cui l´ospite rimanga di piu´ verra´preso il prezzo valido per i giorni di prolungamento soggiorno.

Eventi

Gruppi di eventi

I gruppi di eventi rappresentano insiemi di singoli eventi simili. Gli eventi La fiera del vino , quella del cavallo e quella della pasta possono essere inserite nel gruppo fiere. Alta stagione e stagione invernale nel gruppo Stagione. Per ogni gruppo puo´essere scelto un colore e una scrittua speziale che verranno mostrati nel Quadro camere. Sotto “Priorita” potete determinare l´importanza dei singoli gruppi. Per esempio in caso di un incrociarsi di eventi se il prezzo fiera ha una priorita´maggiore del prezzo della stagione, questo puo´essere messo al primo posto.

Eventi

Possono essere considerati eventi la stagione, le fiere e i fine settimana. L´evento fine settimana viene ordinato nel gruppo „Fine settimana“. I prezzi corrispondenti possono essere applicati nel listino “ Fine Settimana”. Nel caso il prezzo sia fisso non deve essere scelto nessun listino prezzi. Puo´essere scelto un periodo di validita´ da – a . Quando l´evento e´ valido solo in certi giorni della settimana spuntate la casella „Evento valido solo nei giorni“. In seguito potete selezionare i giorni desiderati.

Collaboratori

Scheda dipendente

Date come nome un nome abbreviato o il nome del collaboratore. Il nome abbreviato tra le altre cose e´stato pensato per le conferme alle prenotazioni e per i conti. Il gruppo di autorizzazione, sono le funzioni a cui il collaboratore ha accesso e su cui puo´operare. Il collaboratore puo´scegliere dal menu´ lingue la lingua in cui lavorare, per esempio Italiano o Inglese. Attraverso gli altri fogli elettronici possono essere inserite e depositate altre informazioni come indirizzo, numeri di telefono etc.

Gruppi di utillizzatori / Autorizzazioni

Parametro

Modalita`di prenotazioni

Qui potete mettere i diversi tipi di prenotazione, come per esempio, Telefonica, E-mail, HRS, Expedia. Il tipo di prenotazione puo essere inserito direttamente sulla prenotazione.

Modalita`di pagamento

Potete inserire diverse condizioni di pagamento. Se determinati ospiti hanno diritto ad uno sconto questo puo essere registrato. Immettete semplicemente i giorni di scadenza e i giorni in cui si ha diritto allo sconto. Il calcolo delle date corrispondenti viene effettuato immediatamente. Se il calcolo non deve essere fatto deve essere lasciata una nota di testo come pagabile in contanti. Le condizioni di pagamento possono essere depositate nello schedario ospiti prima dell´ emissione del conto.

Note a pie`di pagina

Possono essere inserite delle note a pie´di pagina nei campi Conto, Conferma, Offerta e Richieste. Le note a pie´di pagina in “Conferma” sono utilizzabili solo nella conferma della prenotazione. Avete cosi´la possibilita´di preparare una conferma della prenotazione o un conto personalizzati.